A programszervezés a rendezvényszervezés körébe tartozik, ez is egy igen érdekes ága a szakmának. A programszervezők a rendezvényszervezők munkáját segítve, fellépéseket szerveznek ügyfeleiknek – magas színvonalon.
Mit csinál egy programszervező, egy menedzser és egy turnémenedzser?
Ha egy-egy rendezvényre gondolunk, akkor elsősorban olyan események jutnak eszünkbe, ahol van valamiféle program is. Ilyen lehet egy falunap, egy fesztivál, esetleg egy céges családi nap. Teljesen természetesnek vesszük, hogy egy ilyen eseményen fellépők is szerepelnek. Bele sem gondolunk, hogy ez mennyi szervezéssel, megkereséssel jár.
Fellépőket a rendezvényre egy programszervező közreműködésével szerezhetünk, ők jól ismerik az előadóművészet piacát. Feladatuk, hogy közvetítsenek a rendezvényszervezők és a művészek között.
Nem ők érkeznek meg azonban az együttessel, előadóval a helyszínre: ez a turnémenedzser dolga. Ő az, aki végig felügyel, hogy minden rendben menjen, ő tárgyal a helyiekkel, bármiről is legyen szó: sokszor tiszteletbeli tagja a zenekarnak, annyi időt tölt velük.
Az együttes menedzsere még ennél is több feladatot lát el: az arculattervezés és a jogi képviselet is a munkájához tartozik.
Miben segít egy programszervező?
Tegyük fel, hogy falunapot szervezünk, amely koncerttel zárul. Ma már a szakmabeliek is egyetértenek abban, hogy ezt jól megszervezni csak közvetítő iroda segítségével érdemes. Hogy miért? Egyrészt nekik rengeteg elérhetőségük van, jól ismerik az előadók piacát. Pontosan tudják, melyik fellépőnek milyen extra kívánságaik vannak, ki az, aki az utolsó pillanatban mindig lemondja a koncertet vagy rugalmatlanul áll a dolgokhoz. Akkor is tudnak megoldást nyújtani, ha a meghívott előadó lebetegszik: rövid tárgyalás után szereznek helyette másikat.
Azt, hogy legyen mindig B-terv is, minden rendezvényszervező tanfolyamon tanítják, de valójában a gyakorlatban dől majd el, mennyire tudjuk ezt alkalmazni. A MOE Rendezvényakadémia munkatársai már felismerték ezt, hiszen tapasztalt szakemberek e téren, így eleve gyakorlatorientált, hasznos tippeket is adó rendezvényszervező képzés indul csak náluk. Kezdő és haladó rendezvényszervezőknek egyaránt javasolt az online tanfolyamuk, mindenki tud újat tanulni tőlük.
A sikeres rendezvények titka
A sikeres rendezvény az, ahol a szervező, a közreműködők és a vendégek is jól érzik magukat. Éppen ezért a rendezvényszervezőnek mindent el kell követnie ennek érdekében.
Ha a falunapi példánál maradunk, tudni kell jól kiválasztani a fellépőt. Figyelembe kell vennie a közönséget, az évszakot, a napszakot és a helyi viszonyokat is. Természetesen ebben is tudnak segíteni egy programszervező iroda munkatársai, akik feladata egy-egy előadó, együttes ajánlása rendezvényekre. Ők jól ismerik a trendeket is, tudják, melyik korosztálynak milyen műsorszám való.
Érdemes tehát kikérni a segítségüket, együttműködni velük rendezvényszervezőként és a végén megköszönni munkájukat.
